Elektronische Kassen: Das müssen Betriebe jetzt im Blick behalten.
Vor allem für bargeldintensive Betriebe ist eine ordnungsmäßige Kassenführung wichtig, um Probleme und Steuernachzahlungen zu vermeiden. Unternehmen dürfen nicht vergessen, Kassensysteme elektronisch beim Finanzamt zu melden. Eine aktualisierte Praxishilfe bringt Licht in den Dschungel aus Verordnungen, technischen Richtlinien und Mitteilungspflichten.
Schon gemeldet?
Elektronische oder computergestützte Kassensysteme müssen bereits seit 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Sie sorgt dafür, dass Kassenvorgänge nicht nachträglich manipuliert werden können.
»Neu« ist nicht die TSE selbst, sondern die Pflicht, ihre Kassensysteme elektronisch beim Finanzamt zu melden. Für Altsysteme ist die Übergangsfrist inzwischen abgelaufen. Betriebe, die ihre Kassen noch nicht gemeldet haben, sollten dies umgehend nachholen. Seit dem 1. Juli 2025 gilt: Anschaffung, Stilllegung oder Änderungen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden – ausschließlich elektronisch über »Mein Elster« oder eine entsprechende Software-Schnittstelle.
Was muss gemeldet werden?
Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte. Wer mehrere Standorte hat, muss für jeden Standort alle eingesetzten Kassensysteme vollständig erfassen – auch Reservegeräte, sofern sie betriebsbereit sind. Erforderlich sind unter anderem Angaben zu Betrieb und Betriebsstätte, Art und Seriennummer der Kasse, eingesetzter TSE sowie Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum der Kassen. Eine Abstimmung mit Steuerberater oder Kassendienstleister ist sinnvoll, um vollständige Angaben sicherzustellen.
Offene Ladenkasse bleibt erlaubt
Eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Kassensysteme gibt es weiterhin nicht. Betriebe können auch mit offener Ladenkasse arbeiten. Allerdings gelten hier dieselben Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD): vollständige, richtige und jederzeit nachvollziehbare Aufzeichnungen sowie Kassensturzfähigkeit. In der Praxis ist der organisatorische Aufwand oft ähnlich hoch wie bei digitalen Systemen.
Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, sollte zusätzlich sicherstellen, dass die Belegausgabe funktioniert. Prinzipiell hat der Kunde das Recht, einen digitalen oder Papierbeleg zu fordern. Auch die Nachvollziehbarkeit muss gewährleistet werden. Das heißt, dass Kassenabschlüsse regelmäßig erfolgen und dass die Daten gut gesichert sind. Auch eine »Verfahrensdokumentation« ist notwendig. Hierzu gehört die Beschreibung aller Abläufe rund um das Kassensystem, zum Beispiel: »Wer darf die Kasse bedienen?«. Ein interner Selbstcheck hilft, Risiken zu vermeiden – etwa ob die TSE aktiv ist, alle Systeme gemeldet und Änderungen fristgerecht übermittelt wurden.
