Papierloses Büro Teil II: Management von Dokumenten

Digitale Werkzeuge

Dokumentenmanagementsysteme erfreuen sich bei Unternehmen immer größerer Beliebtheit. Denn zum einen bieten sie eine effizientere und umweltfreundlichere Arbeitsweise im Umgang mit der alltäglichen „Zettelwirtschaft“. Zum anderen können Betriebe damit viele Bedingungen für eine revisionssichere Archivierung, wie sie insbesondere das Finanzamt verlangt, erfüllen. Außerdem ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentraler Bestandteil des papierlosen Büros und ermöglicht grundlegende Bearbeitungsschritte wie die elektronische Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

ABER: Ist ein zusätzliches DMS heutzutage überhaupt noch nötig? Die meisten Software-Anwendungen wie beispielsweise Rechnungsprogramme bieten in der Regel bereits eine revisionssichere Archivierung. Auch für die nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern gibt es einige Lösungen – man denke nur einmal an Microsoft 365. Damit können Dokumente problemlos geteilt, bearbeitet und kommentiert werden, ohne dass physische Kopien an alle Beteiligten verteilt werden müssen. In weiteren Fällen wie zum Beispiel mobilen Anwendungen auf der Baustelle wäre eventuell auch eine Automatisierung von bestimmten Vorgängen ausreichend.

Welche Alternativen gibt es zum Dokumentenmanagementsystem und wann kommen sie sinnvoll zum Einsatz? Welche Dokumente müssen überhaupt archiviert werden und wo kann ein einfacher Automatismus hilfreich sein? Diese und weitere Fragen diskutiert Eric Hunold, Mitarbeiter des Digitalzentrums Chemnitz und Experte für die Themen „Arbeit 4.0“, „moderne Arbeitswelten“ und „Geschäftsmodellentwicklung“ mit den Teilnehmern. Anschließend ist wieder Zeit für Fragen.

Im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Digitale Werkzeuge für den Betriebsalltag“ wird an jedem vierten Montag im Monat ein handwerksrelevantes Thema vorgestellt. Einerseits können das Software-Lösungen für eine bestimmte Aufgabenstellung sein, andererseits können das Themen sein, die mithilfe digitaler Hilfsmitteln effizient und einfach abgearbeitet werden können. Die Online-Veranstaltungen werden in Kooperation der beiden Handwerkskammern zu Leipzig und Chemnitz angeboten. Die Teilnahme ist für Handwerksbetriebe kostenfrei. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Vorstellung der Software-Lösungen nur einen kleinen Teil des Markts abbildet und keine Empfehlung der Handwerkskammer Chemnitz beziehungsweise zu Leipzig darstellt. Ansprechpartnerin zur Veranstaltungsreihe in der Handwerkskammer zu Leipzig ist Anett Fritzsche.

Termin speichern (.ics)