Ausstehende Zahlungen von Kunden binden nicht nur Liquidität und Zeit, sondern sind ein oft unterschätztes unternehmerisches Risiko. Wenn Forderungen verspätet oder gar nicht beglichen werden, drohen Liquiditätsengpässe, die sich bis zur Existenzbedrohung zuspitzen können.
Um dies zu vermeiden, müssen Unternehmer bereits vor Vertragsabschluss Gegenmaßnahmen ergreifen und bei Zahlungsverzug sofort auf Maßnahmen zum Forderungseinzug setzen. Die Mahn- und Inkassostelle der Handwerkskammer hat einige Hinweise zusammengefasst, die helfen, den Bestand an offenen Forderungen zu reduzieren.
| Diese Maßnahmen empfehlen sich zum Schutz eigener Forderungen bereits vor Beginn der Auftragsausführung | |
| - schriftlichen Auftrag verlangen
- Angebot, Auftragsbestätigung sowie Rechnung: nur schriftlich erteilen
- auf eine einheitliche Auftraggeberbezeichnung im Schriftverkehr achten (Vor- und Zuname, Unternehmen, Anschrift)
- Vertretungsberechtigung des Verhandlungspartners für den Auftraggeber prüfen
- Eintragung im Handelsregister prüfen
- nach Möglichkeit Vorkasse (für Materialkäufe oder ähnliches) und Abschlagszahlungen vertraglich vereinbaren
- Nachtragsangebote nur schriftlich unter Angabe des voraussichtlichen Umfangs sowie der Kosten und nur gegenüber der vertretungsberechtigten Person abgeben
- vor Ausführungsbeginn schriftliche Bestätigung des Nachtrags durch den Auftraggeber abwarten
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| Diese Maßnahmen tragen während der Ausführungsphase zur Forderung der eigenen Ansprüche bei
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| - jede erbrachte Leistung schriftlich nachweisen (für Abschlagsrechnungen)
- mängelfreie, absprachegemäße und pünktliche Leistungserbringung anstreben (keinen Anlass für Zahlungsverzögerung bieten)
- Abschlagszahlungen verlangen (aus Vertrag, § 632a BGB oder § 16 Nummer 1 Absatz 1 VOB/B)
- Mahnung bei Verzug, eventuell Arbeitseinstellung ankündigen
- bei Nichtzahlung Bauhandwerkersicherung nach § 648a BGB verlangen
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| Sinnvolle Maßnahmen nach Beendigung der Arbeiten | |
| - Fertigstellung der Arbeiten anzeigen
- Abnahmetermin binnen zwölf Werktagen erbitten
- Abnahme protokollieren, eventuell festgestellte, berechtigt gerügte Mängel umgehend beseitigen
- Mängelbeseitigung schriftlich bestätigen lassen
- nach Abnahme schriftlich eine vollständige, übersichtliche Schlussrechnung (mit allen Angebotspositionen und Nachträgen) mit Zahlungsdatum, Rechnungsnummer, Bauvorhaben, Steuernummer, Leistungszeitraum erstellen
- Zugang der Rechnung sicherstellen
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| Der Auftraggeber zahlt nicht?
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| Ist die gesetzte Zahlungsfrist erfolglos abgelaufen, müssen bis zur gerichtlichen Durchsetzung verschiedene Abläufe eingehalten werden. - sofort ein freundliches, sachliches Telefonat mit dem Auftraggeber führen und den Grund für den Zahlungsverzug erfragen, ggf. Möglichkeiten von Ratenzahlung oder Stundung abklären (nach Prüfung der Erfolgsaussichten)
- schriftliche Zahlungserinnerung/Mahnung (unmissverständliche, eindeutige Zahlungsaufforderung) mit neuem Zahlungsdatum (etwa sieben Tage) unter Angabe von Rechnungsnummern, -datum oder Beifügung der Kopie der Originalrechnung und Hinweis auf den bereits bestehenden Verzug und Verzugszinsen
- eventuell bereits ausgehändigte Gewährleistungsbürgschaft zurückfordern
- vom Auftraggeber ein notarielles Schuldanerkenntnis mit sofortiger Unterwerfung unter die Zwangsvollstreckung fordern (bei
Zahlungswilligkeit, aber Zahlungsunfähigkeit) - letzte Mahnung (ausdrücklich so bezeichnen) unter Fristsetzung und Androhung der gerichtlichen Durchsetzung schicken (eventuell Inkassoaufkleber nutzen)
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Inkassoservice für Mitgliedsbetriebe der Handwerkskammer zu Leipzig
Wenn trotz allen Bemühungen Auftraggeber ihre Forderungen nicht begleichen, bietet die Handwerkskammer zu Leipzig für ihre Mitgliedsunternehmen einen Inkassoservice an. Gegen Zahlung einer Bearbeitungsgebühr von 20 Euro zieht die Mahn- und Inkassostelle offene Forderungen ein und bietet weiterhin folgende Leistungen an:
| Nach erfolgloser erster Mahnung wird | |
| - das vorgerichtliche Mahnverfahren durchgeführt,
- eine Ratenzahlung erarbeitet und vereinbart,
- ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragt,
- die Forderung im Zwangsvollstreckungsverfahren beigetrieben,
- die Pfändung ins bewegliche und unbewegliche Vermögen durchgeführt.
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| Zur Bearbeitung werden benötigt | |
| - Vertragsunterlagen (Ab- oder Übernahmeprotokoll),
- die fällige(n) Rechnung(en),
- die erste Mahnung (soweit vorhanden) und
- genaue Angaben über den Schuldner (ladungsfähige Anschrift).
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Ansprechpartner für den Inkassoservice ist Herr Hartmann.
