Müssen Rechnungsnummern eigentlich fortlaufend sein?
Archivbeitrag | Newsletter 2019
In den meisten Unternehmen ist es üblich, dass Rechnungen fortlaufend nummeriert werden. Das erleichtert in der Regel das Handling und Lücken in der Rechnungsabwicklung lassen sich schnell identifizieren. Diese Form der Nummerierung ist jedoch nicht zwingend notwendig, wenn der Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt wird. Dies belegt ein Urteil des Finanzgerichtes Köln (Urteil vom 7. Dezember 2017, Az. 15 K 1122/16).
Die Richter hatten darüber zu entscheiden, ob eine Gewinnhinzuschätzung durch das Finanzamt bei der Gewinnermittlung rechtens ist, wenn ein Unternehmen seine Rechnungen nicht fortlaufend chronologisch nummeriert.
Die Finanzbeamten hatten es bei einer Betriebsprüfung als schweren Buchführungsmangel ausgelegt, dass ein Unternehmen auf seinen elektronischen Rechnungen Nummern vergeben hatte, die computergesteuert durch eine Kombination aus einer Veranstaltungsnummer, dem Geburtsdatum des Kunden und dem Rechnungsdatum erzeugt wurden. Deshalb wurde der zu versteuernde Gewinn um einen Zuschlag erhöht, was dem Unternehmer natürlich nicht recht war, denn ihm drohte dadurch eine Steuernachzahlung. Er beschritt daraufhin den Gerichtsweg.
Keine Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System
Die Finanzrichter folgten der Auffassung des Unternehmers und kassierten die Gewinnerhöhung. Zwar habe der Finanzhof immer wieder eine geordnete und chronologische Dokumentation bei Geldeingängen gefordert. Eine rechtliche Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System gebe es für "Einnahmen-Überschuss-Rechner" jedoch nicht. Zwar sehe Paragraf 14 (4) Umsatzsteuergesetz eine fortlaufende Nummerierung vor. Diese Vorschrift diene jedoch umsatzsteuerlichen Zwecken und beziehe sich nicht auf die Gewinnermittlung.
Um einen Sicherheitszuschlag zum Gewinn hinzuzuschätzen, müssten noch andere Anhaltspunkte für nicht oder falsch erfasste Einnahmen vorliegen – etwa fehlende Rechnungen oder unvollständige Buchungsunterlagen.
Wer ein eigenes System zur Rechnungsnummerierung nutzt, sollte dennoch darauf achten, dass jede Rechnungsnummer nur einmal existiert und dass die Nummerierung einem nachvollziehbaren System folgt. Außerdem ist es ratsam, eventuelle weitere Entwicklungen bei diesem Thema zu verfolgen. Da das Finanzgericht Köln die Revision zugelassen hat, könnte eine abweichende höchstrichterliche Auffassung bedeuten, dass Einnahmen-Überschuss-Rechner doch verpflichtet sind, numerisch fortlaufende, zugleich lückenlose und damit nachprüfbare Rechnungsnummern zu vergeben.