Kassensysteme mit Technischer Sicherheitseinrichtung
Das »Kassengesetz« führte die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 ein. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.
Seit 2020 traten die Neuregelungen des »Kassengesetzes« in mehreren Stufen in Kraft. Der erste große Meilenstein dabei war die grundlegende Einführung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für jede im Einsatz befindliche Kasse. Diese war laut Angaben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) im Jahr 2023 erreicht. Im Jahr 2024 folgte als weiterer Meilenstein die Integration von Taxametern und Wegstreckenzählern. Ab Januar 2025 wird abschließend der letzte Meilenstein der Kassenverordnung umgesetzt: die sogenannte »Mitteilungsverpflichtung«. Diese besagt, dass der Kauf von neuen Kassen innerhalb eines Monats ans Finanzamt gemeldet werden muss. Für Bestandskassen gilt eine einmalige Mitteilungspflicht bis zum 1. Juli 2025. Nach dieser Übergangszeit ist das »Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen« vom 22. Dezember 2016 – »Kassengesetz« vollständig umgesetzt. Möglich wird die Übermittlung durch eine neue Schnittstelle (ERiC) im Programm »Mein ELSTER«.
Seit dem 1. Januar 2020 findet die letzte Stufe des »Kassengesetzes« mit der Kassensicherungsverordnung Anwendung. Kassensysteme müssen seit Ende März 2021 mit einer zertifizierten »Technischen Sicherheitseinrichtung« (TSE) ausgestattet sein. Die Gesetzeslage ist zwar schon länger bekannt, jedoch konnten die Unternehmen lange Zeit keine zertifizierte Sicherungseinrichtung kaufen, weil keine rechtskonformen Lösungen auf dem Markt vorhanden waren. Das Bundesfinanzministerium sowie die Finanzministerien der Länder haben deshalb die Übergangszeit bis zur vollständigen Nachrüstung elektronischer Kassen immer wieder verlängert. Den jeweils aktuellen Stand finden Sie in der unten stehenden Chronologie an oberster Stelle. Durch die im Jahr 2020 auftretende Coronapandemie haben sich außerdem zusätzlich spezielle Herausforderungen bei der Dokumentation der Nachvollziehbarkeit der Kassenaufzeichnungen zum Beispiel durch geänderte Öffnungs- beziehungsweise Schließzeiten, abweichende Geschäftsvorgänge usw. ergeben. Etwaige »Auffälligkeiten« könnten durch die Führung einer gesonderten (freiwilligen) Dokumentation entkräftet und somit Nachkalkulationen und Schätzungen verhindert werden.
Chronologie Kassensicherungsverordnung
Hinweis für Betriebe: Fragen Sie Ihren Steuerberater und Kassenhersteller, ob die neuen Anforderungen des BSI mit Ihrem aktuellen Kassensystem abgedeckt werden beziehungsweise achten Sie bei der eventuellen Neuanschaffung von Geräten auf die neuen Richtlinien.
Unternehmen in Sachsen, die bis jetzt ihre Kasse nicht umstellen konnten, dürfen ab sofort beim zuständigen Finanzamt eine formlose Fristverlängerung beantragen. Es sind die Gründe zu nennen, warum es zur Verzögerung kam sowie Nachweise (beispielsweise Lieferschwierigkeiten beim Hersteller) beizufügen. Für eine cloud-basierte TSE ist der Kassenhersteller spätestens bis 31. Mai 2021 zu beauftragen. Die Aufrüstung muss jedoch unabhängig von der konkreten technischen Lösung nach derzeitiger Regelung bis spätestens 30. September 2021 abgeschlossen sein.
In Sachsen wird die Übergangsfrist nun nochmals um ein reichliches halbes Jahr bis zum 31. März 2021 verlängert. Demzufolge werden Kassensysteme auch weiterhin nicht beanstandet, wenn der Einbau einer TSE bis zum 31. August 2020 nachweislich in Auftrag gegeben wurde. Das gilt auch, wenn der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen ist und eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.
Vor dem Hintergrund der Coronapandemie hatte die Handwerksorganisation mit Nachdruck auf Landes- und Bundesebene für eine Verlängerung der Frist geworben. Beim BMF hatte das jedoch zu keiner Einsicht geführt, lediglich der Freistaat Sachsen ist auf die Forderungen zur Verlängerung der Frist eingegangen.
Praxistipp »Coronadokumentation«
Praxistipp »Coronadokumentation – Erläuterungen und weiterführende Informationen«
Der Zentralverband des Handwerks (ZDH) hat gemeinsam mit den anderen Spitzenverbänden und mit Unterstützung der Anbieter von Cloud-TSEs eine Praxishilfe für die Betriebe erstellt. Die Betriebe und deren steuerliche Berater werden damit bei einer gegebenenfalls notwendigen Antragstellung (§ 148 Abgabenordnung) beim zuständigen Finanzamt unterstützt, sodass für das einzelne Unternehmen Rechtssicherheit erreicht werden kann.
Die Praxishilfe unterstützt folgende Anwendungsszenarien
- Eine Cloud-TSE wurde bereits beziehungsweise wird bis zum 31. März 2021 im Unternehmen implementiert, jedoch können die Anforderungen an den Umgebungsschutz nicht bis zu diesem Zeitpunkt umgesetzt werden oder
der Betrieb hat einen Auftrag für eine Cloud-TSE erteilt / eine Cloud-TSE soll eingesetzt werden, jedoch kann eine Implementierung dieser Cloud-TSE nicht bis zum 31. März 2021 erfolgen. Dies kann zum Beispiel durch eine erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgte Zertifizierung der Cloud-Lösung begründet sein. - Der ZDH empfiehlt weiterhin dringend, dass sich die betroffenen Betriebe zeitnah an ihren Steuerberater und an ihren Anbieter der jeweiligen Cloud-TSE beziehungsweise an ihren Kassenfachhändler wenden, um so eine einzelfallbezogene Begründung des Antrags zu ermöglichen.
Laut einer aktuellen Pressemitteilung des Unternehmens Deutsche Fiskal ist deren Cloud-TSE-Lösung, die gemeinsam mit D-Trust entwickelt wurde, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rezertifiziert und steht somit ab sofort als Lösung für Unternehmen zur Verfügung. Die Zertifizierung der TSE gilt zunächst bis 2026.
Ein weiterer Anbieter der TSE-Cloud-Lösung, die fiskaly Germany GmbH befindet sich derzeit noch in der Rezertifizierung. Diese soll nach Herstellerangaben voraussichtlich Mitte März 2021 abgeschlossen sein. Dann stünde eine reine Cloud-Lösung – ohne Verpflichtung zusätzliche Hardware zu kaufen) als weitere Option für Unternehmen zur Verfügung.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) plant weitergehende Anforderungen an eine Zertifizierung von cloudbasierten TSE-Lösungen – insbesondere an die betriebliche Anwenderumgebung – zu stellen. Hiervon betroffen ist nicht nur die bereits zertifizierte Cloud-Lösung des Herstellers »Deutsche Fiskal«. Auch alle cloud-basierten TSEs sind betroffen, die sich derzeit noch im Zertifizierungsverfahren befinden beziehungsweise künftig eine Zertifizierung anstreben.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks empfiehlt in einer Mitteilung, dass Betriebe umgehend handeln sollten. Da eine erste Cloud-TSE-Lösung nun vom Hersteller DF Deutsche Fiskal GmbH am Markt verfügbar sei, müssten die Betriebe nun umrüsten. Bisher waren nur hardwarebasierte TSEs (zum Beispiel auf USB-Stick) am Markt verfügbar. Ende September 2020 wurde durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine erste Zertifizierung einer Cloud-TSE-Lösung bekannt gegeben. Damit sind nun auch die Voraussetzungen geschaffen, dass Betriebe Kassenaufzeichnungen cloud-basiert sichern können. Somit entfällt der Grund für eine Fristverlängerung und die Betriebe sind nun zum Handeln beziehungsweise Beauftragen der Lösung aufgefordert.
