Archivbeitrag | Newsletter 2014Ist Ihr E-Mail-Management professionell genug?

Für den langfristigen Unternehmenserfolg sind neben guten Produkten und Leistungen auch ein professioneller Onlineauftritt sowie eine kundenorientierte E-Mail-Kommunikation Pflicht.

Lange Antwortzeiten bei E-Mail-Anfragen schüren Unzufriedenheit

Die E-Mail-Kommunikation vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) ist jedoch oft nicht optimal organisiert. Dies hat eine Auswertung des eBusiness-Lotsen Köln offengelegt. Rund ein Drittel der Betriebe braucht zwei Tage oder mehr, um auf eine E-Mail-Anfrage zu reagieren. Das ist in Zeiten, in denen die Kunden Service "rund um die Uhr" erwarten zu lange.

Ein möglicher Grund hierfür sind unklare Zuständigkeiten: Ein Viertel der Befragten gab an, dass in ihrem Unternehmen nicht klar geregelt sei, wer eingehende E-Mails bearbeitet. Zudem weiß jeder Zehnte nicht, ob eine solche Regelung überhaupt existiert. Hier sollten die Betriebe folglich nachbessern.

Um Kunden und Geschäftspartner nicht durch lange Reaktionszeiten zu verärgern, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, empfiehlt sich außerdem eine klare Vertretungsregelung. Diese fehlt laut Analyse des eBusiness-Lotsen jedoch in fast jedem fünften KMU. E-Mail-Schreiber werden nicht einmal durch eine automatische Nachricht über die Abwesenheit informiert.

Online-Test: Wie gut ist das betriebliche E-Mail-Management?

Der eBusiness-Lotse hat daher einen Online-Ratgeber auf den Weg gebracht, mit dem Unternehmen anhand von zwölf Fragen prüfen können, wie gut ihr E-Mail-Management ist und worauf sie künftig achten sollten. Der Online-Ratgeber ist unter emm.e-kompetenz-ratgeber.de aufrufbar und gibt Handlungsempfehlungen in den Bereichen Organisation, Technik und Recht.

eBusiness-Lotsen-Netzwerk hilft bei IKT-Fragen

Hilfestellung bei der Umsetzung notwendiger Maßnahmen gibt das eBusiness-Lotsen-Netzwerk welches auch in der Region Leipzig vertreten ist.

Das Informationsbüro "eBusiness-Lotse Mitteldeutschland" (www.ebusiness-lotse-mitteldeutschland.de) sensibilisiert KMU darüber hinaus für sämtliche Herausforderungen rund um den elektronischen Geschäftsverkehr und gibt Hilfestellung zur Entwicklung und zum Einsatz von Lösungen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT).