Das elektronische Handels- und Unternehmensregister
Das Handelsregister ist im Internetzeitalter angekommen. Vorteile sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten. So werden zukünftig Jahres- und Konzernabschlüsse im Internet veröffentlicht und Verstöße gegen die Offenlegungspflichten von Amts wegen sanktioniert.
Informationen zu dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sollen Unternehmen helfen, sich auf diese Neuerungen einzustellen.
Elektronisches Handelsregister
Grundsätzlich sind alle Unterlagen beim Handelsregister elektronisch einzureichen. Bei Unternehmensgründungen unternimmt dies in der Regel der Notar. Laufende Mitteilungen, wie zum Beispiel Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unternehmen an das Handelsregister übermittelt werden.
Technische Voraussetzungen
Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, werden Dokumente über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Dafür muss eine EGVP-Client-Software und eine Java Runtime Environment-Software auf einem Rechner des Unternehmens installiert werden. Die Software kann kostenlos im Internet herunter geladen werden: www.egvp.de. Wenn die Einreichung eines notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Dokuments vorgeschrieben ist, so ist das Dokument jedoch mit einem einfachen elektronischen Zeugnis des Notars zu versehen.
Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen
Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht für Kapitalgesellschaften und bestimmte Kapitalgesellschaften „und Co“ fort. Außerdem sind die Dokumente der Rechnungslegung nicht wie bisher beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers abzugeben. Unternehmen können die Unterlagen der Rechnungslegung im MS WORD-, EXCEL- oder XML-Format (nicht jedoch als PDF) übermitteln. Weitere Einzelheiten sind unter www.ebundesanzeiger.de niedergelegt.
Bis zum 31. Dezember 2009 können die Dokumente auch schriftlich an den elektronischen Bundesanzeiger übermittelt werden. Wer von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, muss mit höheren Gebühren rechnen. Die Gebühr für die schriftliche Übermittlung beträgt drei Euro pro übermittelten Dokument, mindestens jedoch 30 Euro.
Sanktionen wegen Verletzungen der Offenlegungspflichten
Die Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht von Amts wegen ist sicher die einschneidenste Änderung des Gesetzes. Bislang wurden Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag sanktioniert. Um die EU-Vorgaben zu erfüllen, wird im Fall der Nicht-Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse (ab 2007) künftig von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet.
Die Zahlung eines Ordnungsgeldes von 2.500 bis zu 25.000 Euro kann jedoch anders als beim ursprünglich von der Bundesregierung geplanten Bußgeldverfahren durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden.
Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an. Die Verfahrenskosten in Höhe von 50 Euro sind von dem Unternehmen jedoch in jedem Fall, das heißt wenn die Androhung zu Recht erfolgte, zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten in Zukunft erfasst und verfolgt.
Das Ordnungsgeld kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter festgesetzt werden. Bei Nichtbefolgung kann es auch mehrmals angeordnet werden. Der Einspruch gegen die Androhung des Ordnungsgeldes hat keine aufschiebende Wirkung. Gegen die Ablehnung des Einspruchs und gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann sofortige Beschwerde zum LG Bonn erhoben werden.
Bekanntmachung von Unternehmensdaten
Auf der Internetseite www.unternehmensregister.de werden ab Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über www.handelsregister.de werden zudem die Handelsregisterdaten direkt abgerufen.
Nur diese Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des § 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich einen Euro. Bis Ende 2008 muss das Registergericht die Handelsregistereintragungen zusätzlich auch in einer Tageszeitung oder sonstigen Blatt bekannt machen. Das Amtsgericht Leipzig, Registergericht, hat mit Beschluss vom 5. Dezember 2006 für das Jahr 2007 in Handels-, Partnerschaftsgesellschafts- und gegebenenfalls Genossenschaftsregistersachen als weiteres Bekanntmachungsblatt die Leipziger Volkszeitung, Hauptausgabe, bestimmt.
Erleichterungen durch das elektronische Handelsregister
Durch die in vielen Bundesländern bereits seit mehreren Jahren praktizierte Nutzung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren schon jetzt erheblich vereinfacht. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen.
Zur zusätzlichen Beschleunigung des Verfahrens können Notare zukünftig die persönliche Haftung für die Kostenschuld des angemeldeten Unternehmens erklären. Dies bietet den Registergerichten eine weitere Möglichkeit, auf einen Kostenvorschuss zu verzichten.
Bei Fragen der Namensgebung im Rahmen der Existenzgründung bietet die Industrie- und Handelskammer zu Leipzig für Unternehmen und Notare den Service einer firmenrechtlichen Vorabstellungnahme an, die dann zur Vereinfachung der Arbeit des Registergerichts mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden kann. Enthält der Unternehmensgegenstand eine in die Handwerksrolle eintragungspflichtige Tätigkeit setzen Sie sich bitte mit der Handwerkskammer zu Leipzig in Verbindung.
Die Handwerkskammer erarbeitet eine gutachterliche Stellungnahme zur Eintragung in das Handelsregister. Entweder ist der Nachweis über die den Tätigkeitsbereich deckende Eintragung der Gesellschaft in die Handwerksrolle zu führen und die Handwerkskammer erteilt einen Vorbescheid oder es wird ein Negativattest erstellt. Bei Nichtvorliegen eines entsprechenden Vorbescheides oder Negativattestes ist mit einer Zurückweisung durch das Registergericht zu rechnen.
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