Kassensysteme mit Technischer Sicherheitseinrichtung
Seit dem 1. Januar 2020 findet die letzte Stufe des „Kassengesetzes“ mit der Kassensicherungsverordnung Anwendung. Kassensysteme müssen seit Ende März 2021 mit einer zertifizierten „Technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) ausgestattet sein.
Die Gesetzeslage ist zwar schon länger bekannt, jedoch konnten die Unternehmen lange Zeit keine zertifizierte Sicherungseinrichtung kaufen, weil keine rechtskonformen Lösungen auf dem Markt vorhanden waren. Das Bundesfinanzministerium sowie die Finanzministerien der Länder haben deshalb die Übergangszeit bis zur vollständigen Nachrüstung elektronischer Kassen immer wieder verlängert. Den jeweils aktuellsten Stand finden Sie in der unten stehenden Chronologie an oberster Stelle.
Durch die im Jahr 2020 auftretende Corona-Pandemie haben sich außerdem zusätzlich spezielle Herausforderungen bei der Dokumentation der Nachvollziehbarkeit der Kassenaufzeichnungen zum Beispiel durch geänderte Öffnungs- beziehungsweise Schließzeiten, abweichende Geschäftsvorgänge usw. ergeben. Etwaige „Auffälligkeiten“ könnten durch die Führung einer gesonderten (freiwilligen) Dokumentation entkräftet und somit Nachkalkulationen und Schätzungen verhindert werden.
Allgemein ist laut Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) zu empfehlen, dass eine „Corona-Dokumentation“ ausweist, ab wann und wie lange welche Vorschriften gegolten, welche Auswirkungen diese auf den Betrieb konkret, zum Beispiel in Bezug auf die Geschäftstätigkeit und den -ablauf sowie auf den Umsatz, die Kosten und den Gewinn entfaltet haben. Die Ausarbeitung könnte um eine Dokumentation der in Anspruch genommenen steuerlichen oder sonstigen Corona-Hilfemaßnahmen erweitert werden, um das Risiko späterer Rückforderungsansprüche staatlicher Finanzhilfen zu minimieren. Der ZDH hat für die „Corona-Dokumentation“ von Kassen eine Vorlage mit entsprechenden Erläuterungen erstellt.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt oder das sächsische Info-Telefon der Finanzämter: 0351 79997888.
BSI aktualisiert Richtlinien für TSE
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat Anfang Juli bekannt gegeben, dass neue Vorgaben für die Umsetzung und Zertifizierung der sogenannten „Technischen Sicherheitseinrichtungen“ (TSE) für Kassen erstellt wurden. In einem Dokument, das vor allem Entwickler und Hersteller von TSEs unterstützen soll, konkretisiert das BSI einzelne Anforderungen damit die TSE reibungslos und über ihre vollständige Lebensdauer (mindestens zehnJahre) besser in Kassensysteme integriert werden kann. So soll der Einsatz und Austausch von Technischen Sicherheitseinrichtungen an elektronischen Kassensystemen unkompliziert ermöglicht werden. Bisher war es nicht oder nur mit erhöhtem Aufwand möglich Kassen und TSE von unterschiedlichen Herstellern miteinander zu verknüpfen. Dies soll nun – dank der einheitlichen Anforderungen – der Vergangenheit angehören. Die Überarbeitung dient gleichzeitig der Vorbereitung für 2024. Dann werden neben Kassen auch Taxameter und Wegstreckenzähler in die bestehende Systematik integriert.
Hinweis für Betriebe: Fragen Sie Ihren Steuerberater und Kassenhersteller, ob die neuen Anforderungen des BSI mit Ihrem aktuellen Kassensystem abgedeckt werden beziehungsweise achten Sie bei der eventuellen Neuanschaffung von Geräten auf die neuen Richtlinien.
Weitere Informationen für TSE-Hersteller und -Entwickler unter bsi.bund.de.
Update TSE-Version 1.0
Die eigentlich ab Januar 2023 ungültige Version 1 der Firma cryptovision GmbH, besser bekannt als „DTRUST TSE-Modul“, darf noch bis 31. Juli 2023 weiter verwendet werden. Das hat der Zentralverband des Handwerks (ZDH) nach Verhandlungen mit dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) bekannt gegeben. Diese Sonderregelung gilt aber ausschließlich für Steuerpflichtige, die das Modul vor dem 7. Juli 2022 erworben haben. Betroffene Betriebe sollten trotzdem umgehend Maßnahmen für einen Wechsel mit Kassenhersteller und Steuerberater abklären. Außerdem rät der ZDH zu einer Anzeige beim zuständigen Finanzamt und der Dokumentation der Austauschbemühungen.
TSE-Version 1.0 verliert Gültigkeit
Laut einer aktuellen Information der D-Trust GmbH läuft die im Unternehmen erstellte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassen am 7. Januar 2023 aus. Dies betrifft die Version 1.0. Damit erfüllen betroffene Kassen ab 8. Januar 2023 nicht mehr die vorgegebenen Bedingungen der Kassensicherungs- sowie der Abgabenverordnung. Betroffene sollten sich daher umgehend an den Kassenhersteller wenden, bei dem das Modul erworben wurde und ein entsprechendes Update einspielen beziehungsweise die Kassen umrüsten. Auch Betriebe, die erst bis Dezember 2022 verpflichtet sind, eine neue Kasse anzuschaffen, sollten darauf achten, schon beim Kauf eine höhere TSE-Version auszuwählen. Sollte es aufgrund der aktuellen Gegebenheiten zu den erwarteten Lieferschwierigkeiten kommen, können betroffene Betriebe nur noch einen Antrag nach § 148 Abgabenordnung stellen und eine individuelle Ausnahmeregelung mit ihrem zuständigen Finanzamt vereinbaren. Der Zentralverband des Handwerks (ZDH) setzt sich derzeit auf Bundesebene für eine praxistauglichere Regelung ein.
Letzte Frist für elektronische Kassensysteme ohne TSE läuft aus
Wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) mitgeteilt hat, läuft zum Jahresende 2022 auch die letzte Frist für elektronische Kassensysteme ohne Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aus. Diese betrifft einerseits Kassen, die im Zeitraum vom 26. November 2010 bis 31. Dezember 2019 angeschafft wurden und noch keine TSE hatten. Andererseits laufen damit aber auch individuelle Vereinbarungen von Unternehmen mit dem Finanzamt aus, die aufgrund der Corona-Pandemie beantragt werden konnten (siehe Chronologie). Mit dieser letzten Frist wird im Dezember 2022 die Umstellung von elektronischen Aufzeichnungssystemen abgeschlossen und ist im Jahr 2023 flächendeckend in Deutschland eingeführt.
TSE: Ausnahmen für Waren- und Dienstleistungsautomaten
Im Gesetz zur elektronischen Aufzeichnung bei Kassen (§ 146a Absatz 1 Satz 2 AO) ist festgelegt, dass sogenannte „Waren- und Dienstleistungsautomaten“ von der TSE-Regelung ausgenommen sind. Derartige Automaten benötigen also keine Sicherheitseinrichtung bzwbeziehungsweise müssen auch nicht mit dieser nachgerüstet werden. Da es in der Vergangenheit viele Unklarheiten gab, welche Automatensysteme in diese Regelung fallen, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) nun eine Orientierungshilfe herausgegeben. Wichtige Kriterien für derartige Automaten sind:
- Bezahlfunktion erfolgt ohne Zutun eines Mitarbeiters,
- ein Kassensystem ist nicht angeschlossen.
Treffen diese Kriterien zu, ist keine TSE notwendig. Beispiele wären der Snackautomat (Warenautomat) am Bahnhof oder der Automat im Waschsalon (Dienstleistungsautomat). Weitere Informationen im Glossar des Bundesfinanzministeriums unter www.bundesfinanzministerium.de.
Beim Einsatz von cloudbasierten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen in der Anwenderumgebung umzusetzen (sog. Umgebungsschutz). Dazu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Anforderungen bekannt gegeben, die in der Praxis häufig hohe Anforderungen an Betriebe stellen. Der Zentralverband des deutschen Handwerks (ZDH) hat daher zur Unterstützung der Betriebe eine Information in Form eines Fragen-Antwort-Katalogs erstellt.
Empfehlung an Unternehmen: Unsicherheiten jetzt mit Kassenhersteller und Steuerberater klären!
Unternehmen, die bereits eine cloudbasierte TSE verwenden oder dies beabsichtigen, sollten sich unverzüglich an ihre Kassen(system)anbieter oder TSE-Hersteller wenden. Es sollte geklärt werden, ob weitergehende Umstellungsmaßnahmen ergriffen werden müssen und wann eine zertifizierte Cloud-Lösung implementiert werden kann. Der Zentralverband des Handwerks (ZDH) empfiehlt sich unbedingt beide Cloudlösungen anzuschauen, da sie sich grundlegend in ihren Anforderungen an die Systemumgebung unterscheiden und somit eventuell von vornherein einer der beiden Anbieter aus diesem Grund ausscheidet.
Zudem sollte unbedingt das Gespräch mit dem Steuerberater gesucht werden. Gemeinsam ist zu klären, ob die Umsetzung einer Cloud-TSE-Lösung bis Ende Mai 2021 möglich ist. Falls nicht, sollte eine Verlängerung der Erleichterungen nach § 148 AO beantragt werden. Hierfür müssen allerdings die weiteren Umsetzungsschritte, die geplant sind, nachgewiesen werden. Laut ZDH ist aber davon auszugehen, dass bis Ende März zumindest ein grundsätzlicher Manipulationsschutz im Kassensystem des Unternehmens nachgewiesen werden kann.
Der ZDH setzt sich weiterhin für eine praxistaugliche Lösung für alle Unternehmen beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) ein.
Chronologie Kassensicherungsverordnung
Unternehmen in Sachsen, die bis jetzt ihre Kasse nicht umstellen konnten, dürfen ab sofort beim zuständigen Finanzamt eine formlose Fristverlängerung beantragen. Es sind die Gründe zu nennen, warum es zur Verzögerung kam sowie Nachweise (beispielsweise Lieferschwierigkeiten beim Hersteller) beizufügen. Für eine cloud-basierte TSE ist der Kassenhersteller spätestens bis 31. Mai 2021 zu beauftragen. Die Aufrüstung muss jedoch unabhängig von der konkreten technischen Lösung nach derzeitiger Regelung bis spätestens 30. September 2021 abgeschlossen sein.
In Sachsen wird die Übergangsfrist nun nochmals um ein reichliches halbes Jahr bis zum 31. März 2021 verlängert. Demzufolge werden Kassensysteme auch weiterhin nicht beanstandet, wenn der Einbau einer TSE bis zum 31. August 2020 nachweislich in Auftrag gegeben wurde. Das gilt auch, wenn der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen ist und eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.
Vor dem Hintergrund der Coronapandemie hatte die Handwerksorganisation mit Nachdruck auf Landes- und Bundesebene für eine Verlängerung der Frist geworben. Beim BMF hatte das jedoch zu keiner Einsicht geführt, lediglich der Freistaat Sachsen ist auf die Forderungen zur Verlängerung der Frist eingegangen.
Der Zentralverband des Handwerks (ZDH) hat gemeinsam mit den anderen Spitzenverbänden und mit Unterstützung der Anbieter von Cloud-TSEs eine Praxishilfe für die Betriebe erstellt. Die Betriebe und deren steuerliche Berater werden damit bei einer gegebenenfalls notwendigen Antragstellung (§ 148 Abgabenordnung) beim zuständigen Finanzamt unterstützt, sodass für das einzelne Unternehmen Rechtssicherheit erreicht werden kann.
Die Praxishilfe unterstützt folgende Anwendungsszenarien
- Eine Cloud-TSE wurde bereits beziehungsweise wird bis zum 31. März 2021 im Unternehmen implementiert, jedoch können die Anforderungen an den Umgebungsschutz nicht bis zu diesem Zeitpunkt umgesetzt werden oder
der Betrieb hat einen Auftrag für eine Cloud-TSE erteilt / eine Cloud-TSE soll eingesetzt werden, jedoch kann eine Implementierung dieser Cloud-TSE nicht bis zum 31. März 2021 erfolgen. Dies kann zum Beispiel durch eine erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgte Zertifizierung der Cloud-Lösung begründet sein. - Der ZDH empfiehlt weiterhin dringend, dass sich die betroffenen Betriebe zeitnah an ihren Steuerberater und an ihren Anbieter der jeweiligen Cloud-TSE beziehungsweise an ihren Kassenfachhändler wenden, um so eine einzelfallbezogene Begründung des Antrags zu ermöglichen.
Laut einer aktuellen Pressemitteilung des Unternehmens Deutsche Fiskal ist deren Cloud-TSE-Lösung, die gemeinsam mit D-Trust entwickelt wurde, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rezertifiziert und steht somit ab sofort als Lösung für Unternehmen zur Verfügung. Die Zertifizierung der TSE gilt zunächst bis 2026.
Ein weiterer Anbieter der TSE-Cloud-Lösung, die fiskaly Germany GmbH befindet sich derzeit noch in der Rezertifizierung. Diese soll nach Herstellerangaben voraussichtlich Mitte März 2021 abgeschlossen sein. Dann stünde eine reine Cloud-Lösung - ohne Verpflichtung zusätzliche Hardware zu kaufen) als weitere Option für Unternehmen zur Verfügung.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) plant weitergehende Anforderungen an eine Zertifizierung von cloudbasierten TSE-Lösungen - insbesondere an die betriebliche Anwenderumgebung – zu stellen. Hiervon betroffen ist nicht nur die bereits zertifizierte Cloud-Lösung des Herstellers "Deutsche Fiskal". Auch alle cloud-basierten TSEs sind betroffen, die sich derzeit noch im Zertifizierungsverfahren befinden beziehungsweise künftig eine Zertifizierung anstreben.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks empfiehlt in einer Mitteilung, dass Betriebe umgehend handeln sollten. Da eine erste Cloud-TSE-Lösung nun vom Hersteller DF Deutsche Fiskal GmbH am Markt verfügbar sei, müssten die Betriebe nun umrüsten. Bisher waren nur hardwarebasierte TSEs (zum Beispiel auf USB-Stick) am Markt verfügbar. Ende September 2020 wurde durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine erste Zertifizierung einer Cloud-TSE-Lösung bekannt gegeben. Damit sind nun auch die Voraussetzungen geschaffen, dass Betriebe Kassenaufzeichnungen cloud-basiert sichern können. Somit entfällt der Grund für eine Fristverlängerung und die Betriebe sind nun zum Handeln beziehungsweise Beauftragen der Lösung aufgefordert.
Mehr Informationen
Praxishilfe Kassenführung „Handreichung für bargeldintensive Handwerksbetriebe“
Arbeitshilfe „Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau“
Praxistipp „Corona-Dokumentation“
Praxistipp „Corona-Dokumentation – Erläuterungen und weiterführende Informationen“
Praxishilfe „Was gilt es bei der Anschaffung
eines Kassensystems zu bedenken?“
ZDH-Flyer „Die Kassennachschau“
Belegausgabepflicht stärkt Transparenz und hilft gegen Steuerbetrug (bundesfinanzministerium.de)
Kassensysteme – was ist grundsätzlich zu beachten?
Alle Regelungen, die derzeit bei Kassensystemen greifen, sind in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV bzw. Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung) des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2017 festgeschrieben.
Die Verordnung soll einen umfassenden Manipulationsschutz bei Aufzeichnungen in Kassensystemen sicherstellen. Neben der derzeit umzusetzenden Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) regelt die Verordnung außerdem die Anmeldung einer elektronischen Kasse beim Finanzamt sowie die Übermittlung der relevanten Kassendaten über eine einheitliche Schnittstelle.
Bei der aktuell verpflichtenden Einführung der TSE gibt es für die unterschiedlichen Kassenarten drei verschiedene Fristen:
- Nicht aufrüstbare PC-Kassen, die vor dem 26. November 2010 angeschafft wurden, müssen ausgetauscht werden. Dies gilt auch für Registrierkassen, die nicht mit einer TSE ausgerüstet werden können. Die Frist hierfür ist bereits Ende 2019 ausgelaufen.
- Registrierkassen, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 gekauft wurden, aber nicht mit TSE-fähig sind, müssen bis Ende 2022 ausgetauscht werden.
- Seit 30. September 2020 müssen Kassen, die mit einer TSE ausgerüstet werden können, auf den aktuellen Stand gebracht sein.
Die Handwerkskammer zu Leipzig bemüht sich derzeit gemeinsam mit dem ZDH um eine Regelung zur Verlängerung/Nichtbeanstandung.
Beim Kauf eines neuen Kassensystems ist grundsätzlich Folgendes zu beachten:
- Es sollte eine Kassen(-Software) eingesetzt werden, die nach den „GoBD“ aufgebaut ist und die Daten sicher archiviert.
- Die Kasse muss zwingend eine Schnittstelle zum Auslesen haben.
- Die Kasse muss über einen eingebauten Manipulationsschutz verfügen. Dies ist die sogenannte TSE.
- Die Daten aus der Kasse müssen dauerhaft und (manipulations-)sicher archiviert werden können, verfügbar für die Dauer von zehn Jahren.
Darüber hinaus besteht auch weiterhin die Möglichkeit eine offene Ladenkasse mit Kassenbuch, Belegen und Zählprotokoll zu führen.
