Papierloses Büro Teil I: Ersetzendes Scannen

Digitale Werkzeuge

Ein papierloses Büro ist ein Konzept, das immer mehr an Bedeutung gewinnt, da Unternehmen zunehmend nach umweltfreundlichen und effizienten Arbeitsabläufen suchen. Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist das ersetzende Scannen, auch bekannt als digitales Archivieren oder Dokumentenmanagement. Das ersetzende Scannen bezieht sich auf den Prozess des Umwandelns von physischen Dokumenten in digitale Dateien. Anstatt Papierdokumente in Ordnern und Schränken zu lagern, werden sie eingescannt und in elektronischer Form archiviert.

Vorteile des ersetzenden Scannens

• Reduktion des Platzbedarfs
• einfache und schnelle Suche nach Informationen mit Hilfe von Schlagwörtern, Tags oder Kategorien
• verbesserte Sicherheit und Datensicherung durch Speichern auf sicheren Servern oder in der Cloud und Regelung von Zugriffsrechten für autorisierte Personen
• verbesserte Umweltfreundlichkeit

Dennoch gibt es auch Herausforderungen beim Übergang zum papierlosen Büro. So muss sichergestellt sein, dass sowohl der Scan-Prozess als auch die Archivierung der gescannten Dokumente manipulationssicher sind. Dies gelingt nur über eine gute und stets aktuelle Dokumentation der einzelnen Abläufe. Zudem setzt die Umstellung eine gewisse Investition in „intelligente“ Scanner und in der Regel eine Dokumentenmanagement-Software voraus. Zusätzlich müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang und den Abläufen geschult werden. Wie das auch in kleinen Unternehmen gelingen kann, erklärt Ihnen unser Referent der DATEV, Stefan Weimann. Im Anschluss ist genügend Zeit für Ihre individuellen Fragen.

Im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Digitale Werkzeuge für den Betriebsalltag“ wird an jedem vierten Montag im Monat ein handwerksrelevantes Thema vorgestellt. Einerseits können das Software-Lösungen für eine bestimmte Aufgabenstellung sein, andererseits können das Themen sein, die mit Hilfe von digitalen Hilfsmitteln effizient und einfach abgearbeitet werden können. Die Online-Veranstaltungen werden in Kooperation der beiden Handwerkskammern zu Leipzig und Chemnitz angeboten. Die Teilnahme ist für Handwerksbetriebe kostenfrei. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Vorstellung der Software-Lösungen nur einen kleinen Teil des Markts abbildet und keine Empfehlung der Handwerkskammer Chemnitz beziehungsweise zu Leipzig darstellt. Ansprechpartnerin zur Veranstaltungsreihe in der Handwerkskammer zu Leipzig ist Anett Fritzsche.

Termin speichern (.ics)