Archivbeitrag | Newsletter 2014Wie sind elektronische Kontoauszüge aufzubewahren?

Unternehmer, die das Onlinebanking nutzen, erhalten Kontoauszüge von ihrer Bank meist nur noch in elektronischer Form - beispielsweise als pdf-Datei oder als maschinell auswertbares csv-Dokument. Wer als Unternehmer denkt, ein Ausdruck dieser Dokumente kommt den klassischen Kontoauszügen in Papierform gleich, der irrt sich. Auch das Abspeichern der Dateien birgt Risiken.

Ausdrucke sind nicht gleich Auszüge

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat darauf hingewiesen, dass ausgedruckte Kontoauszüge nicht den steuerlichen Anforderungen genügen (Verfügung vom 19. Mai 2014, S 0317.1.1-3/3 St42).

Weil Ausdrucke vom Finanzamt lediglich als Kopie gewertet werden, müssen steuerpflichtige Bankkunden mit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten grundsätzlich auch die elektronischen Originalauszüge aufbewahren.

Allerdings erweist sich die korrekte Aufbewahrung dieser Dokumente insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als schwierig. KMU müssten sicherstellen, dass die Daten nicht verändert werden können. Damit sind herkömmliche pdf- oder csv-Dateien ungeeignet, denn die Formate lassen sich leicht manipulieren.

Sinnvoll: Sammelauszüge in Papierform oder elektronische Signatur

Es scheint für Unternehmer daher sinnvoll, die elektronischen Kontoauszüge mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während des Aufbewahrungszeitraums bei ihrem Kreditinstitut vorhalten zu lassen. Alternativ ist auch die Übermittlung und Speicherung digital signierter elektronischer Kontoauszüge oder die Übersendung und Aufbewahrung sogenannter Monatssammelkontoauszüge in Papierform denkbar. Allerdings lassen sich die Banken diese Services gern zusätzlich bezahlen.

Auf der Internetseite des Zentralverbands des Deutschen Handwerks gibt es weitere Informationen zum Thema "Abgabenordnung - Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen".