Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung - Angabe ist Voraussetzung für Vorsteuerabzug
Pflichtangaben bei zwischenunternehmerischen Umsätzen
Grundsätzlich ist bei jedem Umsatz, der an einen Unternehmer oder eine juristischer Person des öffentlichen Rechts getätigt wird, eine schriftliche Rechnung auszustellen. In dieser Rechnung müssen folgende Pflichtangaben enthalten sein:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers,
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, welche die Rechnung eindeutig identifiziert,
- Menge oder handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- bei Anzahlungen: der Zahlungszeitpunkt, sofern dieser feststeht,
- die Aufschlüsselung des Entgelts nach einzelnen Steuersätzen- und Steuerbefreiungen,
- die im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen, sofern dies bereits im Entgelt berücksichtigt sind,
- der anzuwendende Steuersatz,
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
- bei allen Leistungen innerhalb der EU die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers und es Leistungsempfängers.
Kleinbetragsrechnung
Lediglich für Kleinbetragsrechnungen gelten diese umfangreichen Regelungen nicht. Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag (Bruttobetrag) 100 Euro nicht übersteigt, ist es ausreichend, wenn auf der Rechnung folgende Bestandteile ausgewiesen sind:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge oder handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung,
- das Entgelt und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
- der anzuwendende Steuersatz.
Kontrolle der Eingangsrechnungen für Ihren Vorsteuerabzug!
Als Unternehmer haben sie also die Pflicht, ihre Ausgangsrechnungen nach diesem Schema zu gestalten. Noch wichtiger erscheint jedoch, dass sie alle ihre Eingangsrechnungen, für welche sie den Vorsteuerabzug geltend machen, auf die neuen Pflichtbestandteile kontrollieren. Sollte eine der Angaben fehlen, kann die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug für diese Rechnung bei späteren Prüfungen versagen. Im Übrigen ist auch eine Gaststättenrechnung über 100 Euro, die sie abrechnen möchten, eine "Rechnung zwischen Unternehmern", welche diese Anforderungen erfüllen muss.
Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Steuernummer des Ausstellers muss bei allen Rechnungen mit angegeben werden. Alternativ ist anstelle der finanzamtbezogenen Steuernummer auch die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer möglich. Wenn sie ihre Steuernummer nicht offenbaren wollen, sollten sie für ihr Unternehmen eine Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen. Die zuständige Behörde dafür ist nicht das örtliche Finanzamt, sondern das Bundesamt für Finanzen.
Rechnungsstellung nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
Seit 2004 sind Unternehmer (auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG), die Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken erbringen, verpflichtet, auch dem nichtunternehmerischen Auftraggeber eine schriftliche Rechnung auszustellen. Die Vorschrift bezieht sich sowohl auf Grundstückseigentümer als auch auf Mieter, die derartige Leistungen in Auftrag geben. Die schriftliche Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Arbeiten erfolgen. Pflichtbestandteile sind der Name und die Anschrift des Auftraggebers.
Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Erteilung einer Rechnung wird als Ordnungswidrigkeit gewertet, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro belangt werden kann. Der Unternehmer ist darüber hinaus verpflichtet, den Rechnungsempfänger (Nichtunternehmer) in der Rechnung (Schriftform) darauf hinzuweisen, dass eine derartige Rechnung zwei Jahre lang aufbewahrt werden muss.
