Am 1. August 2022 trat das neue Nachweisgesetz in Kraft. Im Nachweisgesetz ist die Verpflichtung des Arbeitgebers geregelt, den Arbeitnehmer über die vereinbarten wesentlichen Bedingungen seines Beschäftigungsverhältnisses unter Einhaltung bestimmter Formvorschriften und Fristen zu informieren.
Der Arbeitgeber war verpflichtet die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festzuhalten. In der Praxis wird dies regelmäßig durch Aushändigung eines Arbeitsvertrages mit eigenhändiger Unterschrift erfüllt.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sieht seit dem 1. Januar 2025 Erleichterungen vor. Die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen kann auch in Textform (z.B. per E-Mail, SMS oder sonstige Textnachrichten) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, wenn
- das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und
- der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Sollte der Arbeitgeber den Nachweis in Textform erteilen, kann der Arbeitnehmer gleichwohl ein Schriftstück fordern. Allerdings muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber dazu ausdrücklich auffordern. Ist dies erfolgt, hat der Arbeitgeber die Niederschrift unverzüglich unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform zu erteilen.
Die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ist allerdings nicht in den Wirtschaftsbereichen und -zweigen nach § 2 a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zulässig. Dort ist nach wie vor die Schriftform einzuhalten. Dies betrifft u.a. das Baugewerbe und das Gebäudereinigerhandwerk.
Befristete Arbeitsverträge sind grundsätzlich weiter schriftlich zu schließen. Die Textform reicht hier generell nicht aus. Bei Fehlen einer schriftlichen Befristungsvereinbarung gilt das Arbeitsverhältnis von Beginn an als unbefristet.
Folgende Arbeitsbedingungen müssen festgehalten werden:
- Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- Dauer des Arbeitsverhältnisses – bei befristeten Arbeitsverhältnissen das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
- Bezeichnung oder allgemeine Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- Probezeit, sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden; der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit, sowie die Art der Auszahlung,
- vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- bei Arbeit auf Abruf (Nummer 9): bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
- die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
- die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
- der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist und
- die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat.
- Überstunden, sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- Fortbildung: ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
- Betriebliche Altersvorsorge: wenn der Arbeitgebern dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zugesagt hat, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
- Kündigung: das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind (Die Angaben zur Probezeit, Arbeitsentgelt, Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub, Fortbildung, Betrieblich Altersvorsorge, Kündigungsfrist können durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen … ersetzt werden. Ist beim Urlaub und bei der Kündigung die jeweilige gesetzliche Regelung maßgebend, so kann hierauf verwiesen werden.).
Je nach Arbeitsvertragsbedingung bestehen unterschiedliche Fristen
Am ersten Arbeitstag sind niederzulegen
- Name und Anschrift der Vertragsparteien,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung der Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien, und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
- und die vereinbarte Arbeitszeit
Spätestens am 7. Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsvertrages sind festzuhalten
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsvertrages,
- sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Ort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftig werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes die konkreten Inhalte der Abrufvereinbarung,
- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
Die weiteren nachzuweisenden Angaben haben spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn der Beschäftigung vorzuliegen.
Hat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung länger als einen Monat im Ausland zu erbringen, muss ihm die Niederschrift noch vor der Abreise ausgehändigt werden und noch folgende zusätzliche Punkte enthalten:
- Land oder Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll, und die geplante Dauer der Arbeit,
- Währung, in der die Entlohnung erfolgt,
- sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und Regelungen über die Erstattung von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten,
- Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, und gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr,
- unterfällt der Auslandsaufenthalt dem Geltungsbereich der europäischen Entsenderichtlinie, hat die Niederschrift zudem folgende Angaben zu enthalten:
- die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Mitgliedstaates, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeit leisten soll, Anspruch,
- Hinweis auf die einzige nationale Webseite: den Link zu der einzigen offiziellen nationalen Website, die der Aufnahmemitgliedstaat nach Artikel 5 Absatz 2 IMI-Verordnung betreibt (existiert allerdings noch nicht in allen Mitgliedsstaaten).
Bei bereits bestehenden Arbeitsverträgen ist der Arbeitgeber verpflichtet eine dem neuen Nachweisgesetz entsprechende Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen vorzunehmen und entsprechend der oben genannten Fristen auszuhändigen, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt. Soweit ein schriftlicher Arbeitsvertrag die nach dem neuen Nachweisgesetz erforderlichen Angaben enthält und dem Arbeitnehmer bereits ausgehändigt wurde, entfällt diese Verpflichtung.
Ein Verstoß des Arbeitgebers gegen seine Pflichten aus dem Nachweisgesetz stellt künftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Pro Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro, wenn der Arbeitgeber seiner Nachweispflicht nicht oder unvollständig oder nicht rechtzeitig nachkommt.
