Kassensysteme ab 2017

In der Politik wird seit geraumer Zeit eine gesetzliche Verpflichtung der Verwendung manipulationssicherer Kassensysteme diskutiert. Von einer solchen Maßnahme verspricht man sich, den Betrug mit elektronischen Registrierkassen zu erschweren.

Hintergrund ist, dass sich bei einigen Kassensystemen Einnahmen unkompliziert aus den Aufzeichnungen entfernen lassen. Das bietet Möglichkeiten zur Steuerhinterziehung, die der Fiskus gern abstellen würde, denn schätzungsweise entgehen dem Staat auf diese Weise bis zu zehn Milliarden Euro pro Jahr.

Ab Januar 2017 treten nun neue Regeln für Ladenkassen in Kraft. Diese sollen Manipulationen erschweren. Vor allem die so genannten "BMW-Geschäfte" (Bäcker, Metzger/Fleischer, Wirte) beziehungsweise alle Unternehmen mit überwiegend Bareinnahmen sind deshalb in der Pflicht, ihre Kassensysteme zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Derzeit herrscht deshalb in vielen Unternehmen Verunsicherung beim Thema "elektronische Registrierkassen".

Das müssen Handwerker wissen

Auch wenn viele Kassenhersteller das Gegenteil behaupten: eine Pflicht zur Einführung einer elektronischen Kasse besteht nicht. Wenn sich Geschäftsvorgänge nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) auch mit einer offenen Ladenkasse und einem Kassenbuch erfassen lassen, dürfen Unternehmen beides weiter verwenden. Vom Steuerberaterverband wird außerdem empfohlen, ein tägliches Zählprotokoll für den Kassenbestand anzufertigen sowie Änderungen, Entnahmen oder Einlagen genauestens mit Belegen zu dokumentieren.

Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall muss laut den GOB folgendes erfasst werden:

• Verkäufer,
• Käufer,
• verkaufte Ware,
• Betrag (inklusive Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag)

Das sollten Unternehmen prüfen

Zusätzlich zu den neuen Kassenregelungen wird zur Zeit an einem Gesetz gearbeitet, dass Manipulationen an digitalen Buchführungsaufzeichnungen verhindern soll. Voraussichtlich 2020 wird dann ein Sicherheitsmodul für elektronische Kassen Pflicht. Dieses dokumentiert Eingaben an der Kasse von Beginn an. Wer sich also auf Grund der aktuellen Anforderungen ein neues Kassensystem zulegt, sollte jetzt schon prüfen, ob ein Nachrüsten mit dem angesprochenen Sicherheitsmodul jederzeit möglich ist.

Was noch bedacht werden sollte: 

• Entspricht das Kassensystem den aktuellen Vorgaben? Problematisch ist bei Registrierkassen insbesondere die Speicherfähigkeit der Daten.
• Kann das Kassensystem nachgerüstet werden?
• Sind Dokumentationen aktuell und vollständig nach GOB?
• Sind die Kassenaufzeichnungen der letzten zehn Jahre (Bedienungsanleitung, Protokolle, Trainingsspeicher, Z-Bons, Stornos, Retouren ...) ordnungsgemäß, für jedes Gerät und vollständig aufbewahrt?

Das gilt ab 1. Januar 2017

Für alle im Unternehmen eingesetzten elektronischen Kassen gelten folgende Anforderungen:

• Einzelaufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorgangs,
• Datenspeicherung/Archivierung aller Daten für mindestens zehn Jahre,
• "Digitale Überprüfbarkeit aller Daten" (Archivierte Daten müssen jederzeit unverzüglich ausgelesen und maschinell verarbeitet werden können.),
• Aufbewahrungspflicht aller relevanten Unterlagen (Programmierdaten, Handbücher, Bedienungsanleitungen ...).

Die Handwerkskammer zu Leipzig hat zum Thema "Elektronische Kassensysteme" bereits verschiedene Informationsveranstaltungen durchgeführt und bietet das Thema zu Jahresbeginn noch einmal an.

Termin und Ort

1. Februar 2017 | 18 bis 20:30 Uhr
Haus des Handwerks
Dresdner Straße 11/13 | 04103 Leipzig

Ansprechpartnerin zum Thema ist Anett Fritzsche.