Freistaat akzeptiert ab sofort E-Rechnungen
Archivbeitrag | Newsletter 2020
Der geschäftliche und private Einsatz von Video-Konferenzen und viele andere Prozesse, die Betriebe ganz selbstverständlich digital abwickeln, zeigen, dass die Welle der digitalen Kommunikation rollt.
Den öffentlichen Verwaltungen wird jedoch in Sachen Digitalisierung mitunter Zauderermentalität vorgeworfen. Umso erfreulicher, dass Unternehmen, die bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt haben, diese als Auftragnehmer der Institutionen des Freistaates Sachsen nun endlich auch einreichen zu können. Grund dafür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie verpflichtet öffentliche Verwaltungen seit 18. April, Rechnungen elektronisch empfangen zu können.
Schnelle Übermittlung und kürzere Bearbeitungszeiten
"Es freut mich, dass wir im Sinne der Wirtschaft und in Erfüllung der EU-Vorgaben ein großes Stück vorangekommen sind", sagt Staatssekretär Thomas Popp, der zugleich Chief Information Officer des Freistaates Sachsen ist und somit die strategische und operative Umsetzung von IT-Aufgaben in Sachsen vorantreibt.
Von der elektronischen Rechnungsstellung könnten alle Beteiligten profitieren, meint Popp. Für Unternehmen bedeute das papierlose Verfahren eine schnellere Übermittlung und kürzere Bearbeitungsdauern. Positiver Nebeneffekt: Kosten für manuelle Bearbeitung, Papierausdrucke und Porto werden gespart.
Rechnungsformat "Standard XRechnung" erforderlich
Doch um E-Rechnungen stellen zu können, reiche es nicht, einfache PDFs, gescannte Ausdrucke oder Bilddateien zu übermitteln. Für die E-Rechnung muss das Rechnungsformat "Standard XRechnung" genutzt werden. Dieses stellt sicher, dass Rechnungsdaten mit verschiedenen Software-Systemen erfasst werden können. Zusätzliche Unterlagen wie Zeichnungen, Aufmaße usw. können natürlich weiterhin als gescannte Dateien und Bilder als Anhang beigefügt werden.
Doch wie erstellt man eine richtige E-Rechnung? "Zunächst muss das Unternehmen bei der zentralen Webseite – der Rechnungseingangsplattform xrechnung-bdr.de – angemeldet werden. Das ist in wenigen Schritten erledigt. Eine elektronische Rechnung kann dann direkt in diesem Portal erstellt werden. Natürlich ist es auch möglich, die eigene Rechnungssoftware zum Erzeugen der Dokumente zu nutzen", sagt Popp.
Auf der zentralen Rechnungseingangsplattform xrechnung-bdr.de können elektronische Rechnungen aus dem ausgefüllten Formular heraus, per DE-Mail oder mit der eigenen Software per Knopfdruck an das Rechnungseingangsportal des Freistaates übermittelt werden. Dazu wird dann nur noch die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers – die sogenannte Leitweg-ID – benötigt. Diese stellt die jeweilige Verwaltungsstelle schon mit der Auftragserteilung oder auch bei einem kurzen Anruf zur Verfügung.
E-Rechnungen werden zur Pflicht
Ohnehin empfiehlt es sich für Unternehmen, die eigenen Systeme fit für "Standard XRechnung" zu machen. Während im ersten Schritt nämlich erst einmal sichergestellt wurde, dass E-Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden können, sieht der Fahrplan vor, dass ab 27. November 2020 Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen vorrangig elektronisch übermittelt werden müssen (E-Invoicing-Pficht). Nach dem Stichtag können Papierrechnungen also möglicherweise zurückgewiesen werden.