Europa: eDeclaration – Weniger Bürokratie beim Entsenden von Mitarbeitern ins EU-Ausland

Am 22. Mai 2025 hat der Rat der Europäischen Union einen wichtigen Schritt gemacht, um das grenzüberschreitende Arbeiten innerhalb der EU einfacher zu gestalten: Er hat seine Position zur sogenannten eDeclaration verabschiedet – einer digitalen Lösung, die die Entsendung von Arbeitnehmern in andere EU-Länder deutlich erleichtern soll. Die eDeclaration ist ein freiwilliges, EU-weites Online-Portal, über das Unternehmen ihre Entsendungen melden können. Es ersetzt nationale Meldeverfahren – zumindest in den Mitgliedstaaten, die sich dem System anschließen. Deutschland ist neben Griechenland, Irland, Litauen, Polen, Portugal, Slowenien, der Tschechische Republik, und Ungarn eines der wenigen Länder, das die e-Declaration umsetzen will. Wichtig: Wer das System nutzt, muss keine zusätzlichen Anforderungen mehr erfüllen, außer denen, die in der EU-Verordnung festgelegt sind.
 

Was bedeutet das für Handwerksbetriebe?

Viele Handwerksunternehmen entsenden regelmäßig Mitarbeiter ins EU-Ausland – sei es für Montagearbeiten, Installationen oder kurzfristige Projekte. Bisher war das mit viel Papierkram und unterschiedlichen nationalen Vorschriften verbunden. Genau hier setzt die neue eDeclarationan:

• Einheitliches Online-Formular: Statt sich durch verschiedene nationale Systeme zu kämpfen, können Unternehmen künftig eine zentrale, digitale Erklärung zur Entsendung abgeben.
• Weniger Aufwand, mehr Zeit fürs Kerngeschäft: Die digitale Lösung spart Zeit und Kosten – besonders für kleine und mittlere Betriebe. Nach Schätzungen der Kommission können Unternehmen durch Verwendung des elektronischen Standardformulars 73 Prozent der Zeit einsparen, die derzeit in der EU im Durchschnitt für das Ausfüllen von Entsendemeldungen benötigt wird.
• Schneller und transparenter: Behörden können die Angaben einfacher prüfen.

Auch der Schutz personenbezogener Daten wurde berücksichtigt: Die Daten werden nur im notwendigen Umfang gespeichert und verarbeitet – und das unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorgaben. Die Verordnung ist noch nicht endgültig beschlossen – das Europäische Parlament muss noch zustimmen. Sobald das System eingeführt ist, müssen Mitgliedstaaten, die es nutzen wollen, dies sechs Monate im Voraus ankündigen. Unternehmen sollten sich also frühzeitig informieren, ob ihr Zielland das neue System übernimmt.

Weitere Informationen unter www.consilium.europa.eu.

[Quelle: Rat der Europäischen Union}