Archivbeitrag | Newsletter 2012ELStAM - die elektronische Lohnsteuerkarte ist im Anmarsch
In der Regel führen Arbeitgeber die von den Arbeitnehmern zu zahlende Lohnsteuer automatisch an die Finanzverwaltung ab. Ab Januar 2013 müssen Arbeitgeber die Daten für diesen Lohnsteuerabzug elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.
Mit dem Start von ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale), der sogenannten elektronischen Lohnsteuerkarte, wird das papierbasierte Verfahren der klassischen Lohnsteuerkarte abgelöst. Alle für die Lohnbesteuerung notwendigen Arbeitnehmerdaten (Steuerklasse, Freibeträge, Kirchenmitgliedschaft usw.) werden in einer Datenbank elektronisch für den Arbeitgeber bereitstellt.
Bis Ende 2013 schrittweiser Einstieg ins elektronische Verfahren möglich
Obwohl ELStAM bereits im Januar 2013 startet, zeigt sich die Finanzverwaltung bis Ende 2013 kulant. Bis dann können Arbeitgeber flexibel entscheiden, wann auf das elektronische Verfahren umgestellt wird. In der Übergangszeit können Unternehmer zudem frei entscheiden, ob sie mit allen Arbeitnehmern oder Schritt für Schritt mit einer selbst gewählten Anzahl von Arbeitnehmern oder mit bestimmten Abteilungen in den elektronischen Datenabruf einsteigen.
Vor ELStAM-Einstieg Softwarehersteller und Steuerberater konsultieren
Vor dem ELStAM-Einstieg sollten Unternehmer mit dem Hersteller ihrer Lohnsteuersoftware abklären, welche Schnittstellen für die Datenübertragung notwendig sind und welche Softwareupdates für den Abruf der ELStAM-Daten gebraucht werden. Auch eine Abstimmung mit dem Steuerberater sollte Pflicht sein.
Nicht bis zur letzten Sekunde warten!
Der späteste ELStAM-Einstieg muss mit der Dezemberabrechnung 2013 erfolgen. Da technische Schwierigkeiten aber nicht hundertprozentig ausgeschlossen werden können, sollte der erstmalige Datenabruf aus der ELStAM-Datenbank nicht erst beim letzten Lohnzahlungszeitraum des Jahres 2013 in Angriff genommen werden.
Unternehmer, die die Umstellung möglichst zeitnah hinter sich bringen möchten, können die notwendigen Daten bereits ab 1. November 2012 aus der ELStAM-Datenbank abrufen. Für den Abruf wird die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum jedes Arbeitnehmers benötigt.
Arbeitnehmer vor Umstellung informieren
Vor der Umstellung auf ELStAM sollten Unternehmen ihre Arbeitnehmer darüber informieren, dass die Lohnabrechnung erstmalig anhand der abgerufenen elektronischen Daten erfolgt. Dadurch werden die Arbeitnehmer dafür sensibilisiert, auf Abweichungen in der Lohnabrechnung zu achten. Diese sind dann möglich, wenn die bislang gespeicherten Lohnsteuerdaten nicht mit den ELStAM-Daten übereinstimmen. Besteht Korrekturbedarf bei den "neuen" ELStAM-Angaben, muss der Arbeitnehmer diese Änderungen beim Finanzamt vornehmen lassen.
Stellt der Arbeitgeber nach dem ersten Abruf der ELStAM-Daten selbst fest, dass diese nicht mit den gespeicherten Lohndaten übereinstimmen, kann er die Abweichungen innerhalb von sechs Monaten durch den Arbeitnehmer klären lassen. In dieser Zeit darf der Arbeitgeber die "alten" Daten der Lohnsteuerkarte verwenden. Nach Ablauf der sechs Monate ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, die abgerufenen Daten für die Lohnabrechnung zu nutzen.
Arbeitnehmer müssen Freibeträge für 2013 neu beantragen
Besonders wichtig ist es, den Arbeitnehmern rechtzeitig vor der Umstellung mitzuteilen, dass sie ihre Freibeträge für das Jahr 2013 neu beantragen müssen. Im Rahmen der Testphase hat sich herausgestellt, dass die Abweichungen zwischen der ELStAM und den Lohnkonten bei den Freibeträgen besonders häufige Fehlerquellen waren.
Die Anträge können ab Oktober 2012 schriftlich beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Eine persönliche Vorsprache beim Finanzamt ist nicht erforderlich. Entsprechende Vordrucke für die Anträge sind im Internet unter https://www.formulare-bfinv.de abrufbar. Der Arbeitnehmer erhält bei Eintragung des Freibetrages in die ELStAM-Datenbank ein Bestätigungsschreiben vom Finanzamt.
Ist eine Neubeantragung der Freibeträge nicht erfolgt, wird dem Arbeitgeber beim ersten elektronischen Abruf der Daten für den Arbeitnehmer kein Freibetrag übermittelt. Solange im Papierverfahren abgerechnet wird, gilt der bisher bekannte Freibetrag.
Arbeitnehmer können Abzugsmerkmale online einsehen
Alle Arbeitnehmer haben ab November 2012 auch die Möglichkeit, ihre Abzugsmerkmale im ElsterOnline-Portal einzusehen. Hierfür ist eine Registrierung erforderlich. Die notwendige Registrierung (Authentifizierung) kann unter www.elster.de vorgenommen werden.
Als gezielte Information für die Arbeitgeber wurde zudem ein Leitfaden für Lohnbüros erstellt. Der Leitfaden ist als Download verfügbar und kann ebenfalls unter www.elster.de abgerufen werden. Mit Hilfe des Leitfadens werden viele Fragen beantwortet und Hilfestellungen für Probleme gegeben, die während der Umstellung auf das elektronische Verfahren und den ersten Abruf der ELStAM auftreten können. Ergänzend wird ein Leitfaden für "kleinere" Arbeitgeber erarbeitet, der den Abruf der Daten vom ElsterOnline-Portal vor allem anhand von Screenshots erklärt.
Musterschreiben und Formulare für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Zur Unterstützung der Unternehmen stehen weiterhin verschiedene Musterschreiben und Formulare zum Download bereit. Die aktuellsten Versionen dieser Unterlagen sind jeweils im Steuerportal www.steuern.sachsen.de verfügbar.
Ansprechpartnerin zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ist Kerstin Schultz. Nähere Informationen zu ELStAM können außerdem der Webseite www.steuern.sachsen.de oder einem ELStAM-Anwendungsschreiben auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums entnommen werden.
Quelle: Zentralverbands des Deutschen Handwerks (bearbeitet)