Betriebsführung im Notfall
Denken Sie über die betriebliche Notfallplanung nach. Was ist zu tun, wenn Inhaber, aber auch Führungskräfte oder Fachleute, die betriebsnotwendige Aufgaben erledigen und überwachen, plötzlich krankheitsbedingt ausfallen? Wer hat Vollmachten für die Firmenkonten? Wer kann rechtsverbindlich Verträge unterzeichnen? Wer schreibt Angebote, prüft Rechnungen und hat Zugang zu Passwörtern, Bauplänen, Kundendaten? Es empfiehlt sich, Vertreterregelungen festzuhalten. Informationen hierzu haben wir hier zusammengefasst.
Was sollte eine Notfallplanung berücksichtigen?
Eine umfassende Notfallplanung ist altersunabhängig und auch für junge Unternehmer im Rahmen unternehmerischer Vorsorge unabdingbar. Ein solcher Notfallplan beinhaltet insbesondere, dass alle relevanten Verträge geordnet vorliegen sowie sämtliche erforderlichen Vertretungsvollmachten vorhanden sind. Überdies hilft eine klar definierte Abfolge von notwendigen Aufgaben, in den ersten Tagen und Wochen den Überblick zu behalten. Darüber hinaus unterstützt ein Notfallplan auch die Erfüllung rechtlicher und finanzieller Verpflichtungen des Unternehmens.
Zur Aufbewahrung der genannten Erklärungen, Verträge und sonstigen Unterlagen legen Sie am besten einen sogenannten "Notfallordner" an. Inhaber sollten engste Familienangehörige darüber informieren, wo sich dieser Ordner befindet. Dadurch wird sichergestellt, dass im Notfall die getroffenen Regelungen bekannt sind und umgesetzt werden können. Natürlich ist es nicht einfach, sich mit der eigenen Handlungsunfähigkeit oder dem eigenen Tod oder auseinander zu setzen. Die Verantwortung gegenüber Mitarbeitern und Angehörigen sollte es jedoch wert sein, diese Planung in Angriff zu nehmen. Ist das Thema einmal angepackt und der Notfallordner zusammengestellt, muss dieser nur ab und zu hervorgeholt und turnusmäßig (zum Beispiel alle drei oder fünf Jahre) auf seine Aktualität geprüft werden. Das Bewusstsein, dass solche Vorkehrungen getroffen sind, bringt in einer Krise, wie die Unternehmen sie aktuell erleben, etwas mehr Sicherheit.
Ein Notfallplan sollte folgenden Mindestinhalt haben
- Generalvollmacht und Vorsorgevollmachten: Kontovollmachten
- Aufstellung der Tätigkeiten: die allein der Geschäftsführung unterliegen
- Betriebliche Personalstruktur: Kenntnisse, Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten sämtlicher Mitarbeiter
- Betriebliche Ansprechpartner: (Mitarbeiter) und Berater (Innung, Handwerkskammer, Steuerberater, Rechtsanwalt) sowie eine Liste weiterer wichtiger Adressen
- Regelung der vorübergehenden Leitung des Betriebes: Auch wenn Lebenspartner oder Familienangehörige (sogenanntes "Witwenprivileg" nach § 4 HwO) im Notfall einspringen würden, stellt dies den Fortbestand des Unternehmens nicht von vornherein sicher, denn in der Regel stehen Personen mit familiärer Anbindung in dieser Zeit unter einer enormen psychischen Belastung. Überlegen Sie daher gemeinsam mit Ihrer Familie, welcher Ihrer Mitarbeiter - jedenfalls für eine Übergangszeit - die Unternehmensführung übernehmen kann. Teilen Sie diese Entscheidung auch der Familie mit, so dass sie im Notfall entsprechend handeln kann.
- Im Interesse des Fortbestandes des Unternehmens Erb- beziehungsweise Nachlassregelungen: Der einfachste Weg zur Regelung der Erbfolge ist das Verfassen eines handschriftlichen Testaments. Dabei sollte eine Erbengemeinschaft jedoch unbedingt vermieden werden, da die gemeinsame Verwaltung und Geschäftsführung schnell zu Streit zwischen den Erben und letztlich zur Blockade der Betriebsführung führen kann. Besondere Vorsorge ist bei minderjährigen Kindern zu treffen, damit nicht noch ein vom Vormundschaftsgericht bestellter Ergänzungspfleger bei unternehmerischen Entscheidungen beteiligt werden muss.
- Vermögensaufstellung: zum Beispiel Immobilien (Grundbuchauszüge), Bankkonten (Bankvollmacht und Ansprechpartner bei der Bank) und sonstige Vermögensgegenstände
- Aufstellung der Verbindlichkeiten: zum Beispiel Darlehen und dazugehörige dingliche Sicherungsrechte (Grundschulden, Hypotheken)
- Kopien aller relevanten Verträge: Gesellschaftsvertrag, Kreditverträge, Arbeitsverträge, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, Kooperationsverträge mit anderen Unternehmen, Versorgungs- und Wartungsverträge
- Liste der bestehenden Versicherungen: Kranken-, Renten-, Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherungen
- Kunden- und Lieferantenlisten: nebst Angabe der dortigen Ansprechpartner
- Liste aller EDV-Code-Wörter und sonstiger Bedienercodes
- Persönliche Verfügungen: Patientenverfügung, Betreuungsverfügung
Markus Richter
Abteilungsleiter Recht und Organisation
04103 Leipzig
www.foto-zentrum-leipzig.deKatja Scherf
Justiziarin
04103 Leipzig
www.foto-zentrum-leipzig.deChristian Likos
Hauptabteilungsleiter Wirtschaft und Recht
04103 Leipzig