Aufbewahrungsfristen

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet Aufbewahrungsfristen nach handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften. Die aufzubewahrenden Unterlagen sind dabei geordnet abzulegen, damit eine schnelle Überprüfung erfolgen kann. Handelsrechtlich wird der Aufbewahrungsort gesetzlich nicht vorgegeben, dagegen ist steuerrechtlich zwingend vorgegeben, dass die Aufbewahrung in Deutschland selbst erfolgt.
 

Handelsrechtliche Vorschriften – Handelsgesetzbuch (HGB)

Zehn Jahre sind aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege.

Sechs Jahre sind aufzubewahren:

• empfangene Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (Kopien).

Steuerrechtliche Vorschriften – Abgabenordnung (AO)

Zehn Jahre sind aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventare, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,
• Registrierkassen,
• Buchungsbelege.

Sechs Jahre sind aufzubewahren:

• die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe,
• Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Kopien),
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Alle steuerrelevanten Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, die mit dem PC erstellt wurden, sind digital und unveränderbar über einen Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Die Aufbewahrung der Dokumente ausschließlich als Papierausdruck ist nicht mehr zulässig. Im täglichen Geschäftsbetrieb sollte auf eine strikte Trennung der steuerrelevanten von den anderen betrieblichen (Personalangelegenheiten usw.) und privaten Daten geachtet werden. Unterlagen die von Bedeutung sind, dürfen nicht vernichtet werden, so zum Beispiel Unterlagen für:

• eine begonnene Außenprüfung,
• schwebende Rechtsbehelfsverfahren,
• anhängige Ermittlungen oder
• vorläufige Steuerfestsetzungen.

Aufbewahrungsfrist bei Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen

Nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung müssen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen fünf Jahre vorgehalten werden. Diese Regelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 begonnen hat. Rechtsgrundlage: § 147 Absatz 6 Satz 6 AO in Verbindung mit dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung Artikel 97 § 19b Absatz 2 AEAO.
 

Besondere, aufzubewahrende, Dokumente

30 Jahre sollten aufbewahrt werden:

• Urteile,
• Prozessakten sowie
• Mahnbescheide.

Ein Leben lang sollten die folgenden Dokumente aufbewahrt werden:

• Urkunden (Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden),
• Zeugnisse (Schulabschluss, Ausbildung, Meisterbrief),
• Ärztliche Gutachten,
• Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Rentenversicherungsunterlagen sowie Sozialversicherungsunterlagen.