Formvorschriften für Rechnungen

Stand: September 2011

Im unternehmerischen Bereich gibt es aufgrund des Vorsteuerabzugs zahlreiche Pflichtbestandteile, die ein leistender Unternehmer auf Rechnungen anzugeben hat.

Als Rechnungsempfänger ist es wichtig, darauf zu achten, dass Eingangsrechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes gerecht werden. Grundsätzlich ist bei jedem Umsatz, der an einen Unternehmer oder eine juristischer Person des öffentlichen Rechts getätigt wird, eine schriftliche Rechnung auszustellen. In dieser Rechnung müssen folgende Pflichtangaben enthalten sein.

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, welche die Rechnung eindeutig identifiziert,
• Menge oder handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• bei Anzahlungen: der Zahlungszeitpunkt, sofern dieser feststeht,
• die Aufschlüsselung des Entgelts nach einzelnen Steuersätzen- und Steuerbefreiungen,
• die im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind,
• den anzuwendenden Steuersatz,
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
• bei allen Leistungen innerhalb der EU die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers und es Leistungsempfängers.

Für Kleinbetrags-Rechnungen, deren Gesamtbetrag (Bruttobetrag) 150 Euro nicht übersteigt, gelten weniger Angaben:

• der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, welche die Rechnung eindeutig identifiziert,
• Menge oder handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,
• den anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

 
Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen

Seit Juli 2011 ist es möglich, elektronische Rechnungen unkompliziert beispielsweise per E-Mail, als Computer-Fax und per Internet-Download zu erbringen. Damit hat der Gesetzgeber die bislang hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert. Papier- und elektronische Rechnungen werden nun umsatzsteuerlich gleich behandelt.

Vorher war bei elektronischen Rechnungen in Deutschland eine qualifizierte Signatur vorgeschrieben, deren Gültigkeit der Empfänger prüfen und dokumentieren musste. Diese Signatur kann zwar weiterhin erbracht werden, sie ist für den Vorsteuerabzug aber nicht verpflichtend. 

Hinweis: Digitale Rechnungen müssen digital aufbewahrt werden und zwar so, dass keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an ihren steuerlichen Berater.
 

Bild: aboutpixel.de - Ines Frank