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1. Für wen besteht eine Rechtspflicht zur Eintragung?

Nach dem Handelsgesetzbuch ist Handelsgewerbe und damit handelsregistereintragungspflichtig jeder Gewerbetreibende, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Art und Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Für die Beurteilung der Frage, ob das Gewerbeunternehmen einen in kaufmännischer Art und Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert, ist das Gesamtbild des Betriebes entscheidend. Maßgebliche Kriterien können unter anderem sein:

• Vielzahl der Erzeugnisse und Leistungen,
• Teilnahme am Wechselverkehr,
• grenzüberschreitende Tätigkeit,
• Größe, Zahl und Organisation der Betriebsstätten,
• Jahresumsatz über 250.000 Euro,
• Anzahl und Funktion der Mitarbeiter (mehr als fünf).

Grundsätzlich ist jedoch auf die Umstände des konkreten Einzelfalles abzustellen, zum Beispiel kann der Umsatz nicht alleiniges Entscheidungskriterium sein, das heißt trotz hoher Umsätze können auch sehr einfach strukturierte Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsbeziehungen nicht als Kaufleute eingestuft werden.

2. Kaufmann kraft gesetzlicher Vermutung

Mit der zum 1. Juli 1998 in Kraft getretenen Handelsrechtsreform wird ein Einzelunternehmer, der nach oben genannten Kriterien eintragungspflichtig wäre, allerdings nicht im Handelsregister eingetragen ist, kraft gesetzlicher Vermutung wie ein Kaufmann behandelt. Die Einstufung als Kaufmann bringt verschärfte Pflichten mit sich:

• So verlangt das HGB beim Kauf die sofortige Untersuchung der Kaufsache und Rüge von gegebenenfalls vorhandenen Mängeln, sonst droht der Verlust der Gewährleistung. Beachtet ein Handwerker dies zum Beispiel beim Erwerb einer EDV-Anlage nicht, scheitert er in einem Prozess über Mängel des Computers.
• Wer nicht weiß, ob er Kaufmann ist oder nicht, kann ein Fall für den Staatsanwalt werden. Der Kaufmann muss Handelsbücher führen sowie eine Bilanz erstellen und zehn Jahre aufbewahren. Stellt sich zum Beispiel bei Insolvenz des Kaufmanns heraus, dass Bücher fehlen, kann er strafrechtlich belangt werden.
• Es gelten die Regelungen über das sogenannte kaufmännische Bestätigungsschreiben. Die widerspruchslose Entgegennahme (Schweigen) eines Bestätigungsschreibens kann zu einem Vertrag mit dem Inhalt des Schreibens führen. Ein Handwerksbetrieb muss einem Bestätigungsschreiben, dass vorausgegangene Besprechungen und Verhandlungen falsch wiedergibt, sofort widersprechen.
• Bürgschaften, Schuldanerkenntnisse oder Schuldversprechen können formlos eingegangen werden. Die ansonsten vorgesehene Schriftform, die insbesondere Schutz- und Warnfunktion hat, ist nicht erforderlich.
• Ein Kaufmann kann vollwirksam Gerichtsstandsvereinbarungen eingehen, das heißt ein Prozess wird dann möglicherweise am Wohnsitz des Auftraggebers stattfinden, was lange Anreisewege, höhere Anreisekosten und Zeitverlust zur Folge haben kann.

3. Kaufmann auf Antrag

Unabhängig davon gibt es für Kleingewerbetreibende die Möglichkeit, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen und damit zum Kaufmann werden. Sie haben dann alle Rechte und Pflichten wie ein Kaufmann.

4. Vorteile einer Handelsregistereintragung

• Firmenname des Unternehmens kann zusammen mit dem Unternehmen übertragen und vererbt werden,
• Phantasienamen.

5. Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen

• Firma, also der Name des Unternehmens,
• Rechtsform, also die Bezeichnung eingetragener Kaufmann oder Kauffrau (e.K.),
• Ort der Niederlassung (Geschäftsadresse),
• Handelsregisternummer des Unternehmens,
• Registergericht.

6. Was wird im Handelsregister eingetragen?

6.1. Die Firma

Die "Firma" ist der Name eines Kaufmanns, unter dem er im Geschäftsleben tätig ist. Für Einzelkaufleute sind Personen-, Sach- und Phantasiefirmen zulässig. So sind zum Beispiel folgende Firmierungen zulässig:

• Max Müller e. K. (=eingetragener Kaufmann) oder
• Kosmos Bau e. K: (hinter der ebenfalls Person Max Müller steht).

6.2. Der Niederlassungsort

Weiterhin ist der Ort der Niederlassung (= der Sitz des Unternehmens) anzumelden und einzutragen. Im Zusammenhang mit der Niederlassung ist auch anzumelden, ob und gegebenenfalls wo Zweigniederlassungen bestehen.

6.3. Eintragung des Geburtsdatums

Jede in das Handelsregister einzutragene natürliche Person soll im Interesse einer eindeutigen Identifizierung künftig mit dem Geburtsdatum anstatt wie bisher mit ihrem "Stand" oder Beruf eingetragen werden.

6.4. Zeichnung der Firma

Dies bedeutet, der Betriebsinhaber hat den Namen des Unternehmens handschriftlich und mit eigener Unterschrift zu zeichnen.

6.5. Änderungen

Ändern sich die unter 6.1. bis 6.3. aufgeführten Tatsachen, so sind Änderungen anzumelden und einzutragen.

6.6. Beglaubigung

Die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister ist in öffentlich beglaubigter Form einzureichen.

7. Das Handelsregisterverfahren

Im Direktionsbezirk Leipzig ist das Amtsgericht Leipzig, Registergericht, Bernhard-Göring-Straße 64, 04275 Leipzig, für die Anmeldung zur Handelsregistereintragung zuständig.

8. Kosten

Die Handelsregistereintragung ist kostenpflichtig. Die Gebühr beträgt 84 Euro. Hinzu kommen die Gebühren der notariellen Beurkundung und der Veröffentlichung.