Betriebsführung im Notfall

Was passiert mit einem Handwerksbetrieb, wenn der Inhaber infolge Unfall oder Krankheit handlungsunfähig wird oder plötzlich und unerwartet stirbt? Wer führt nun das Unternehmen? Gibt es eine ausreichend qualifizierte zweite Geschäftsführungsebene? Strukturen, die den Ausfall des Unternehmers auffangen können?

Eine umfassende Notfallplanung ist altersunabhängig und auch für junge Unternehmer im Rahmen unternehmerischer Vorsorge unabdingbar. Ein solcher Notfallplan beinhaltet insbesondere, dass alle relevanten Verträge geordnet vorliegen sowie sämtliche erforderlichen Vertretungsvollmachten vorhanden sind. Überdies hilft eine klar definierte Abfolge von notwendigen Aufgaben, in den ersten Tagen und Wochen den Überblick zu behalten. Darüber hinaus unterstützt ein Notfallplan auch die Erfüllung rechtlicher und finanzieller Verpflichtungen des Unternehmens.

Zur Aufbewahrung der genannten Erklärungen, Verträge und sonstigen Unterlagen legen Sie am besten einen sogenannten „Notfallordner“ an. Informieren sie Ihre engsten Familienangehörigen, wo sich dieser Ordner befindet. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Familie im Notfall die von Ihnen getroffenen Regelungen kennt und umsetzen kann. Natürlich ist es nicht einfach, sich mit dem eigenen Tod oder der eigenen Handlungsunfähigkeit auseinander zu setzen. Haben Sie das Thema aber einmal angepackt und einen Notfallordner zusammengestellt, brauchen Sie diesen nur ab und zu hervorzuholen und turnusmäßig (zum Beispiel alle drei oder fünf Jahre) auf seine Aktualität zu überprüfen.

Ein Notfallplan sollte dabei folgenden Mindestinhalt haben

Generalvollmacht und Vorsorgevollmachten: Kontovollmachten
Aufstellung der Tätigkeiten: die allein der Geschäftsführung unterliegen
Betriebliche Personalstruktur: Kenntnisse, Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten sämtlicher Mitarbeiter
Betriebliche Ansprechpartner: (Mitarbeiter) und Berater (Innung, Handwerkskammer, Steuerberater, Rechtsanwalt) sowie eine Liste weiterer wichtiger Adressen
Regelung der vorübergehenden Leitung des Betriebes: Auch wenn Lebenspartner oder Familienangehörige (sogenanntes „Witwenprivileg“ nach § 4 HwO) im Notfall einspringen würden, stellt dies den Fortbestand des Unternehmens nicht von vornherein sicher, denn in der Regel stehen Personen mit familiärer Anbindung in dieser Zeit unter einer enormen psychischen Belastung. Überlegen Sie daher gemeinsam mit Ihrer Familie, welcher Ihrer Mitarbeiter – jedenfalls für eine Übergangszeit – die Unternehmensführung übernehmen kann. Teilen Sie diese Entscheidung auch der Familie mit, so dass sie im Notfall entsprechend handeln kann.
Im Interesse des Fortbestandes des Unternehmens Erb- beziehungsweise Nachlassregelungen: Der einfachste Weg zur Regelung der Erbfolge ist das Verfassen eines handschriftlichen Testaments. Dabei sollte eine Erbengemeinschaft jedoch unbedingt vermieden werden, da die gemeinsame Verwaltung und Geschäftsführung schnell zu Streit zwischen den Erben und letztlich zur Blockade der Betriebsführung führen kann. Besondere Vorsorge ist bei minderjährigen Kindern zu treffen, damit nicht noch ein vom Vormundschaftsgericht bestellter Ergänzungspfleger bei unternehmerischen Entscheidungen beteiligt werden muss.
Vermögensaufstellung: zum Beispiel Immobilien (Grundbuchauszüge), Bankkonten (Bankvollmacht und Ansprechpartner bei der Bank) und sonstige Vermögensgegenstände
Aufstellung der Verbindlichkeiten: zum Beispiel Darlehen und dazugehörige dingliche Sicherungsrechte (Grundschulden, Hypotheken)
Kopien aller relevanten Verträge: Gesellschaftsvertrag, Kreditverträge, Arbeitsverträge, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, Kooperationsverträge mit anderen Unternehmen, Versorgungs- und Wartungsverträge
Liste der bestehenden Versicherungen: Kranken-, Renten-, Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherungen
Kunden- und Lieferantenlisten: nebst Angabe der dortigen Ansprechpartner
Liste aller EDV-Code-Wörter und sonstiger Bedienercodes
Persönliche Verfügungen: Patientenverfügung, Betreuungsverfügung

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