Formvorschriften für geschäftliche Korrespondenz
Stand: Juli 2011
Kapitalgesellschaften, ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften und eingetragene Einzelunternehmen
Sämtliche Kapitalgesellschaften, im Handelsregister eingetragene Personengesellschaften sowie Einzelunternehmer müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe (zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Bestell- und Lieferscheine, Auftrags- und Anfragebestätigungen usw.) schon immer bestimmte handels- und gesellschaftsrechtliche Formvorschriften beachten.
Durch das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurde nicht nur das Handelsregisterverfahren umfassend reformiert (siehe dazu: Informationsblatt der Handwerkskammer zu Leipzig „Das neue elektronische Handels- und Unternehmensregister“), sondern auch der Anwendungsbereich der bislang ausschließlich für schriftliche Geschäftsbriefe geltenden Formvorschriften, auf alle Arten geschäftlicher Korrespondenz erweitert. Zu den von der Neuregelung betroffenen Dokumenten gehören insbesondere elektronische Dokumente wie E-Mails und Faxe.
Demnach müssen nun sämtliche, an Geschäftspartner gerichtete, geschäftlichen Dokumente, gleich welcher Übermittlungsform, die folgenden Mindestangaben enthalten:
- die vollständige Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, Vor- und Familienname des Inhabers des Unternehmens,
- die Rechtsform (Abkürzung ausreichend: OHG, KG, KG aA, GmbH & Co. KG, GmbH, AG),
- den Sitz des Unternehmens (ladungsfähige Anschrift, nicht nur Postfachadresse),
- das zuständige Handelsregister sowie
- die Handelsregister-Nummer.
Bei einer GmbH oder einer AG sind zusätzlich noch
- die Vor- und Familiennamen sämtlicher Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder und gegebenenfalls der Vor- und Familienname des Aufsichtsratvorsitzenden
anzugeben. Vom Erfordernis dieser Mindestangaben ausgenommen sind lediglich formularmäßige Mitteilungen innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung, an einen unbestimmten Personenkreis gerichtete Werbeschriften oder -mailings sowie interne Korrespondenz zwischen verschiedenen Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen eines Unternehmens.
Gewerbetreibende und nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts
Für Gewerbetreibende und nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts galten die oben dargestellten Formvorschriften nicht. Vielmehr bestimmte sich der Umfang der Pflichtangaben für die geschäftliche Korrespondenz dieser Gewerbebetriebe allein nach § 15b GewO. Danach war bisher auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind,
- der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des/der Gewerbetreibenden und eine
- ladungsfähige Anschrift des/der Gewerbetreibenden
anzugeben. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass ein Gewerbetreibender seinem Vor- und Familiennamen eine neutrale Branchenbezeichnung oder Tätigkeitsangabe hinzufügen kann. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dadurch nicht der Eindruck einer kaufmännischen Firma erweckt wird. Die Verwendung von Kaufmanns- oder Gesellschaftszusätzen sind daher nicht gestattet. Eine nicht im Handelsregister eingetragene BGB-Gesellschaft muss auf ihren Geschäftsbriefen die Vor- und Familiennamen aller beteiligten Gesellschafter benennen. Der Zusatz "Gesellschaft bürgerlichen Rechts" oder "GbR" ist nicht erforderlich, aber zulässig.
Mit dem Mittelstandsentlastungsgesetz sind zum 25. März 2009 verschiedene Gesetze geändert worden, unter anderem die Gewerbeordnung (GewO); Zum Zwecke des Bürokratieabbaus sind die §§ 15a und 15b GewO ersatzlos gestrichen worden. Trotz des Wegfalls dieser Regelung empfehlen wir allen Gewerbetreibenden, weiterhin ihren Namen (Nachnamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen) und ihre Geschäftsadresse auf dem Briefbogen anzugeben, um ihre Identität zu gewährleisten und Verwechselungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden. Dies entspricht auch der Auffassung des Gesetzgebers, der in der Gesetzesbegründung ausführt, es sei eine Selbstverständlichkeit, dass der Gewerbetreibende seinen Namen auf Geschäftsbriefen angibt.
Rechtsfolgen bei Formverstößen
Unternehmen, welche die gesetzlichen Formvorschriften auf ihren Geschäftsbriefen nicht befolgen, müssen mit Geldbußen rechnen. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen kann das Handelsregistergericht sogar mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000,00 Euro belegen.
Fehlende Pflichtangeben auf der Geschäftspost können nicht abgemahnt werden. Das Oberlandesgericht Brandenburg hat entschieden, dass fehlende Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen nicht abmahnfähig sind. Geschäftsbriefe sowie E-Mails, Faxe und Postkarten müssen bei Gewerbetreibenden bestimmte Pflichtangeben wie etwa den Namen des Geschäftsinhabers enthalten. Fehlen diese Informationen, ist das nach Ansicht des OLG Brandenburg jedoch kein Verstoß, der dazu geeignet wäre, den Wettbewerb zu beeinflussen.
Die Richter lehnen eine abmahnfähige Wettbewerbsverletzung deswegen ab, weil die Verletzung unerheblich sei. In § 3 UWG hat der Gesetzgeber ausdrücklich klargestellt, dass vollkommen unerhebliche Verstöße nicht verfolgt werden können.
Neue Informationspflichten für Dienstleister
Seit dem 17. Mai 2010 ist die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) in Kraft. Damit sind (fast) alle Dienstleister, einschließlich Händler und Freiberufler, verpflichtet, ihren Kunden umfangreiche Informationen zur Verfügung zu stellen. Die auf der E-Dienstleistungsrichtlinie basierenden Bestimmungen schreiben vor, welche Mitteilungspflichten es für Dienstleister gibt. (siehe dazu: Informationsblatt der Handwerkskammer zu Leipzig „Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV)“)
